Cada workshop sigue una estructura probada que maximiza la probabilidad de que los cambios se mantengan a largo plazo. No es una conferencia donde presentamos ideas y esperamos que el equipo las implemente después. Es un proceso de trabajo conjunto donde facilitamos la creación de sistemas adaptados a la realidad específica de cada equipo.
Análisis previo
1-2 semanas antes del workshop
Entender cómo se comunica realmente el equipo
Antes de facilitar ninguna conversación, necesitamos entender el contexto real. No podemos diseñar protocolos efectivos sin saber cómo trabaja actualmente el equipo, qué herramientas usan, qué funciona y qué genera fricción.
Esta fase empieza con una conversación con el responsable del equipo o la persona que contacta con nosotros. Queremos entender la estructura del equipo, qué tipo de trabajo hacen, con qué frecuencia necesitan colaborar, si hay equipos remotos o híbridos, qué herramientas de comunicación tienen contratadas.
Luego pedimos acceso de observación a las plataformas que usan: Slack, Teams, email, lo que sea relevante. No leemos contenido privado, observamos patrones: cuántos canales tienen, cómo están estructurados, qué nivel de actividad hay, cuántos mensajes quedan sin respuesta, cuántas conversaciones se fragmentan en múltiples hilos.
En el formato avanzado, también hacemos entrevistas breves con personas clave del equipo. Preguntamos sobre sus frustraciones con la comunicación actual, qué les gustaría cambiar, qué intentaron antes que no funcionó. Estas conversaciones nos dan información cualitativa que los datos de uso no pueden mostrar.
Qué identificamos en esta fase
- Herramientas infrautilizadas o mal configuradas
- Puntos de fricción recurrentes
- Patrones de comunicación ineficientes
- Expectativas no alineadas sobre respuesta
- Costes innecesarios en suscripciones
Sesión práctica presencial
4-6 horas según formato
Establecer acuerdos concretos como equipo
El workshop en sí es donde ocurre el trabajo real. No es una presentación que el equipo escucha pasivamente. Es una sesión facilitada donde el equipo toma decisiones concretas sobre cómo quieren comunicarse.
Empezamos presentando los hallazgos del análisis previo. Mostramos los patrones que observamos, las ineficiencias que identificamos, los costes actuales. Esta presentación suele generar conversaciones inmediatas porque el equipo reconoce los problemas que describimos.
Luego estructuramos la sesión en bloques de trabajo específicos. Cada bloque aborda un aspecto de la comunicación: gestión de mensajería instantánea, uso de email, protocolos de videollamadas, organización de canales, gestión de notificaciones, horarios de disponibilidad.
Para cada bloque, planteamos preguntas específicas que el equipo necesita responder. Por ejemplo, en mensajería instantánea: ¿Qué tipo de mensajes requieren respuesta inmediata? ¿Cómo indicamos urgencia sin abusar de menciones? ¿Qué información debe incluir un mensaje para que sea accionable? ¿Cuándo usar hilos vs canales nuevos?
El equipo discute cada pregunta y establece acuerdos. Nuestro rol es facilitar estas conversaciones: hacer preguntas adicionales, señalar implicaciones de diferentes opciones, ayudar a resolver desacuerdos, asegurar que todos participan. No imponemos soluciones, facilitamos que el equipo llegue a sus propias decisiones.
Al final de cada bloque, documentamos los acuerdos alcanzados. Esto es crítico: los acuerdos verbales se olvidan. Necesitamos documentación escrita que el equipo pueda consultar después.
Acuerdos típicos que se establecen
- Protocolo de urgencia y canales prioritarios
- Estructura estándar para diferentes tipos de mensajes
- Horarios de disponibilidad y concentración
- Criterios para reuniones vs comunicación asíncrona
- Organización de canales y espacios de trabajo
- Gestión de notificaciones y estados
Implementación guiada
2-12 semanas según formato
Convertir acuerdos en hábitos operativos
La fase de implementación es donde muchos workshops tradicionales fallan. Es fácil establecer acuerdos en una sala durante unas horas. Es mucho más difícil mantener esos acuerdos cuando el equipo vuelve a la presión del trabajo diario.
Por eso incluimos seguimiento activo. En el formato básico, esto significa estar disponibles por email para responder dudas durante las primeras 2 semanas. En formatos más completos, hacemos check-ins regulares y sesiones de ajuste.
Durante las primeras semanas, observamos cómo el equipo intenta implementar los nuevos protocolos. Algunos funcionan perfectamente desde el primer día porque resuenan con cómo el equipo ya quería trabajar. Otros encuentran resistencia o situaciones que no anticipamos en el workshop.
Cuando identificamos un protocolo que no está funcionando, trabajamos con el equipo para entender por qué. A veces es porque el acuerdo fue demasiado ambiguo y necesita más especificidad. A veces es porque la realidad del trabajo presentó casos extremos que no consideramos. A veces es simplemente porque el equipo necesita más tiempo para cambiar hábitos arraigados.
En el formato avanzado, programamos una sesión de ajustes a las 2 semanas. Revisamos qué está funcionando y qué no, y refinamos los protocolos basándonos en la experiencia real. Esta sesión suele ser más corta que el workshop inicial porque solo nos enfocamos en lo que necesita ajuste.
En el programa completo de 3 meses, este proceso de refinamiento es continuo. Hacemos revisiones mensuales donde evaluamos progreso, identificamos nuevos desafíos y ajustamos estrategias. El objetivo no es solo implementar los protocolos iniciales, sino crear capacidad en el equipo para evolucionar sus sistemas de comunicación de forma autónoma.
Qué monitoreamos durante implementación
- Adopción de nuevos protocolos por el equipo
- Situaciones donde los acuerdos no funcionan
- Resistencias o confusiones específicas
- Mejoras en eficiencia de comunicación
- Reducción de tiempo en reuniones
- Satisfacción del equipo con los cambios